展示会のあとの最初のメールに書くのは、感謝と、次のオファーを一つだけです。初回の会議では、冒頭でブースで聞いた話を相手の言葉で確かめ直し、それをこちらで叶えられるかを見極めます。この記事では、その二つの場面を、文面の骨格と問いの形で具体的に書きます。
この記事が扱うのは、責任者が分類を確定させたあとの仕事です。会場での記録の取り方は出展前の設計の記事に、月曜のレビューと分類の確定は展示会後のレビューの記事に書きました。ここでは繰り返しません。
最初のメールは、受信箱の中の一通として読まれる
展示会が終わると、来場した人はすぐ日常に戻ります。席に着けば、溜まったメール、会議、トラブルが待っています。出展した側にとっては大切な一通でも、相手にとっては受信箱の中の一通です。一つひとつに丁寧に返す時間は、相手にはありません。
だから私は、最初のメールで相手に多くを求めません。必ず書くのは二つです。会場で時間をくれたことへの感謝。そして、次のオファーです。オファーは大きくても小さくても構いません。「この会社からは、次に何かがある」と相手が気づければ、最初のメールの役目は果たせます。
オファーは、相手の検討の段階に合わせて選ぶ
オファーの大きさは、確定した分類に合わせて選ぶと迷いません。下は、選び方の目安です。
| オファーの大きさ | 例 | 向いている相手 |
|---|---|---|
| 小さい | 会場で約束した資料を送る。答えきれなかった質問に答える | すべての相手。約束したものは分類を待たずに |
| 中くらい | 相手の用途に近いページだけを示す。会場で聞いた条件を一枚に整理して返す | 情報を集めている段階の相手 |
| 大きい | 30分の打合せで、相手が確かめたいことを確かめる | 困りごとがはっきりし、検討の時期が近い相手 |
一通に載せるオファーは一つにします。資料と打合せと事例を並べると、相手は選ぶ手間を負います。どれも選ばれないまま、受信箱に沈みます。
文面の骨格は、次の5行で足ります。
件名：〇〇展でお話しした△△の件
1行目：会場でお時間をいただいたことへのお礼
2行目：何の話をしたか（相手の言葉を一つ借りる）
3行目：次のオファーを一つ（何が分かるか、を添える）
4行目：返事のしやすさ（「資料だけで十分でしたら、その旨だけで結構です」など）
会社案内一式を添付すること、日程の候補だけを並べることは、最初の一通では避けます。相手が知りたいのは、その時間を使って何が分かるのかだからです。
会議を提案するときは、相手が確かめられることを書く
打合せに進むことになったら、日程と一緒に次のことをそろえます。最初の連絡で全部を聞き出す必要はありません。
- 会議で確かめたいこと。製品の概要なのか、用途に合うかなのか、比較のための情報なのか
- 参加者と役割。その問いに答えるために、双方の誰がいるとよいか
- 所要時間と方法。相手も使える方法か
- 先に渡すものと、当日確かめるもの
初回の会議の冒頭10分で確かめること
会議の最初に私が確かめるのは、ブースで話したことです。会場の記録は出発点にすぎません。相手の言葉で、もう一度確かめます。
| 確かめること | 問いの例 |
|---|---|
| 困りごと（ペイン） | 会場で伺った〇〇の件は、いまも一番の困りごとですか |
| 必要なもの（ニーズ） | それを解くために、何がそろえばよいとお考えですか |
| 望むこと（ウォンツ） | 理想を言えば、どんな状態にしたいですか |
| 計画 | いつまでに、どんな順で進める予定ですか |
| 予算 | 予算の枠や、決まる時期は見えていますか |
| ゴール | この取り組みで、何が実現できれば成功ですか |
この六つを聞いたうえで、それをこちらで叶えられるかを確かめます。叶えられる。一部なら叶えられる。叶えられない。どれなのかを、会議の中で正直に伝えます。叶えられない話を叶えられるように見せて進めても、どちらのためにもなりません。聞けなかった項目の扱いは、会場の記録と同じです。
オンラインでは、相手の画面から準備する
初回の会議がオンラインになることは多いはずです。準備は、自分の画面ではなく相手の画面から考えます。
- 冒頭で確かめた問いに関係する資料だけを選ぶ。会社概要や機能一覧を毎回すべて見せない
- 相手の画面でも、文字や図の注記が読めるか
- 共有する画面に、他の顧客名や社内メモ、通知が映らないか
- 動画を使うなら、再生の前にどこを見てほしいかを伝える
- 録画や文字起こしを使うなら、目的を伝えて、相手の同意を得てから
乗ってきたかを読むのは、人の仕事
相手が話に乗ってきたかどうか。表情、姿勢、座り方といった、目に見えるものもあります。ただ、それだけではありません。相手がどんな背景でこの会議に来ているのか。この時間に何を期待しているのか。その文脈と意図を読み取るのは人間の仕事だと、私は考えています。AIがどれほど便利になっても、ここは人が担う価値です。
だからこそ、説明を続けるより、区切って相手の言葉を聞きます。カメラがオフで反応が見えないからといって、関心がないとは判断しません。
最後の5分で、次の仕事を決める
終わる前に、今回確かめられたことと、まだ判断できないことを分けます。次に進むなら、何を、誰が、いつまでに用意するのかを双方で確かめます。次の打合せを置くなら、日程だけでなく、そこで何を判断したいのかも決めます。会議のあとには、約束した時期までに、共有してよい資料と合意したことを送ります。
よくある質問
- 展示会のお礼メールは、いつ送ればよいですか。
-
会場で約束したものは、すぐに送ります。それ以外は、責任者の分類が決まってから早めに送ります。分類の決め方は展示会後のレビューの記事に書きました。
- 返事がない相手には、何度送ればよいですか。
-
回数ではなく、改めて連絡する理由があるかで決めます。約束した時期が来た、相手の条件に合う情報が出た、といった理由がなければ、送り続けません。
- 初回の会議は、何分がよいですか。
-
確かめたいことが決めます。どの長さでも、冒頭の10分と最後の5分は先に確保しておきます。
展示会のあとの接点はあるのに、会話が続かない。そうした場合は、相手との適合、渡す情報、社内の引継ぎを一緒に確かめます。
